塔城国际档案日丨无纸化开启工程档案智慧管理“金钥匙”

在绿色低碳理念和数字化转型驱动下，无纸化管理正悄然改写档案工作的未来。档案无纸化即通过数字化技术手段，将传统的纸张档案转化为电子档案，实现档案资料收集、整理、存储、查询、利用等全生命周期的电子化管理。

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那么，让我们听一听档案人员如何看待档案工作在工程建设项目中的作用及意义——

档案是工程项目中很重要的一部分，见证着项目全周期的“生命历程”。

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在项目初期，档案记录着项目建议书、用地规划等审批文件，这些文件对项目的土地使用、未来产权等事项具备重要的法律意义。

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档案工作还为项目后续进展做好了准备。档案为我们后续了解项目的关键点和重要环节提供了依据，是设计成果展示和工作经验积累的保障。此外，很多项目会进行维护、改造和扩建，这时基础性的档案资料，尤其是技术结构方面的资料就会显得格外重要。如果前期的档案工作没有做好，后续项目的技术计算就难以进行。因此，档案的完整性和完善性对项目的成功落地、良好发展和形象展示都是非常关键的。

最重要的有三点：全面性、及时性和完整性。我们要关注项目的整体进度，及时收集项目的完整资料，然后根据项目所处的阶段整理档案，进行更 地分类。

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在不同的工作阶段，档案工作有不同的关注点。项目开工前，我们要做好宣贯工作，强调档案收集和管理的重要性，明确不同参建单位的归档范围；在收集到档案资料后，要认真审核档案的专业性、规范性和完善性，并核实纸质档案与电子档案是否一致；审核合格后，还要定期检查和更新档案库，保证信息的完整和真实，并且做好档案备份，避免数据丢失。

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最后，要注意在后续改造、成果展示、评奖评优等时机将档案“用”起来，只有这样档案才能发挥价值，而不是仅仅作为一堆静置的资料堆在仓库里。

实际上，对工程档案来说，最难做到的就是及时性。因为随着项目的不断推进，如果某些资料未能及时收集、档案库没有实时更新，那这份档案就是不完整的。所以我们现在持续推进档案无纸化改革，关注无纸化归档等新工作方式，利用统一的应用平台管理档案，这样各参建单位就能在建设过程中及时录入资料，经过归纳整理，形成完整、完善的档案。

首先是方便快捷，不论是录入、整理还是查询档案都很便利，无纸化的工作方式大大节约了时间精力，而且不同参建单位和部门提供的档案资料能够在数字平台共享，提高了交流协作效率。此外，无纸化档案节省了库存空间，便于备份储存，不容易受自然环境的影响，且相比于纸质档案具备更强的安全性、可靠性和机密性。

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当前，深圳市建筑工务署已建立自己的档案管理系统和数字化平台，并在不断迭代升级。深圳书城湾区城等项目作为深圳市试点项目，在档案管理过程中试行了无纸化档案管理和无纸化办公，这不仅能有效节约资源、提高办公效率，也为未来档案工作深度改革积累了经验。